Možnosť dať všetkých príjemcov do jedného mailu do poľa komu radšej hneď zavrhnime. Jednak pri počte príjimateľov v stovkách to nemusí Váš e-mailový program zvládnuť a potom je to nevhodné z hľadiska ochrany pred spamom. Stačí, aby jeden z prijímateľov mal zavírený počítač a všetci príjemci obdržia do hodiny riadnu várku spamu..
Druhou možnosťou je dať príjemcov do poľa Skrytá kópia (Bcc), vtedy každý príjemca obdrží zvlášť e-mail. Neuvidí však seba v zozname príjemcov a je vyššia pravdepodobnosť, že spamový filter Váš e-mail zachytí.
Treťou možnosťou je využiť hromadnú korešpondenciu v poštovom programe. Ako bezplatná možnosť sa najlepšie ukazuje využiť Thunderbird. Po jeho inštalácii si ho rozšírte o 2 doplnky, ktoré to umožnia:
- Mail Tweak umožní vytvoriť personalizované správy
- a Stationery na vytváranie HTML správ
V prípade, že Thunderbird ste si práve nainštalovali, doplňte si do neho nastavenie poštových kont cez menu Nástroje / Nastavenie účtov.
Pre profesionálne zasielanie je vhodné, aby ako odosielateľ bol uvedený:
- Vaše meno: uviesť názov produktu, ktorého sa newsletter má týkať, napr. Nájdi dlžníka
- E-mailová adresa vo formáte newsletter@vasafirma.sk
- Kam odpovedať: tu uveďte Vašu e-mailovú adresu, na ktorú Vám majú prísť odpovede
Teraz zvoľte z menu Nástroje položku Doplnky. V doplnku Mail Tweak zvoľte možnosti a zaškrtnite voľbu Personalize messages.
Teraz máte program Thunderbird pripravený na zasielanie newsletterov.
Zoznam adresátov si udržujte v tabuľke (či už MS Excel alebo OpenOffice Calc). Poskytuje lepšie možnosti filtrácie a voľby príjemcov.
Ako posledný krok skontrolujte zoznam príjemcov na duplikáty. Odporúčam tento postup:
1. zoraďte si všetky e-maily abecedne
2. do bunky B2 vložte vzorec =IF(A11=A12;0;1) a namnožte ho do všetkých buniek
3. do bunky C2 vložte vzorec =IF(ISNUMBER(FIND("@";A11));1;0) a namnožte ho do všetkých buniek
4. zapnite si automatický filter (menu Dáta / Filter / Automatický filter)
5. v stĺpci B si vyfiltrujte všetky hodnoty na 0. Tieto znamenajú, že na riadku je duplicitná e-mailová adresa. Riadky vymažte. Vypnite filter v stĺpci B.
6. v stĺpci C si vyfiltrujte všetky hodnoty na 0. Tieto znamenajú, že e-mail neobsahuje znak @. Opravte tieto e-maily. Vypnite filter v stĺpci C.
7. Dajte si zoradiť e-mailové adresy v stĺpci A. Tým sa odstránia prázdne miesta po vymazaných riadkoch.
8. označte si celý stĺpec A a uložte ho do nového listu.
9. z menu Súbor zvoľte Uložiť ako... . Uložiť vo formáte zmeňte na Text CSV. Po potvrdení sa Vám vytvorí súbor s príponou csv so zoznamom e-mailových adries, ktorý si doplníme do adresára v Thunderbirde.
V programe Thunderbird kliknite na ikonku Adresár, prípadne v menu Nástroje zvoľte položku Adresár. v nej cez menu Nástroje zvoľte Import a zobrazí sa vám sprievodca. V ňom potvrďte, že chcete importovať Adresáre, potom že sa jedná o Textový súbor (LDIF, .tab, .csv, .txt).
Vyberte súbor typu Oddelený čiarkami (*.csv) a potom samotný súbor. Teraz treba nastaviť, aby e-mail sa doplnil na správne miesto. Nájdite si položku E-mail a cez tlačítka Vyššie a Nižšie nastavte e-mail na e-mail. Potom stačí potvrdiť tlačítkom Ok.
Teraz poďme na odoslanie newslettera. Nastavme sa na pridaný adresár s názvom newsletter (adresár sa volá rovnako ako súbor s adresami, ktorý sme pred chvíľou nahrali). Doporučujem ako jedného adresáta doplniť aj seba, aby ste mali istotu o odoslaní spravy. Potom kliknime na prvú adresu a stlačme klávesovú skratku Ctrl + A. Vyberie nám to všetky e-maily v zozname. Teraz stačí kliknúť na výber pravým tlačítkom myši a zvoliť personalize.
Otvorí sa okno s novou správou. Ak chcete písať HTML e-mail, môžete sa prepnúť do záložky so zdrojovým textom HTML e-mailu. Skontrolujte si v záhlaví, či v poli Od: je vybrané konto, ktoré chcete použiť na odoslanie. Spracovanie e-mailov spustíte po stlačení tlačítka Personalize.
Po spracovaní e-mailov sa zobrazí hláška o možnosti odoslať e-maily hneď. Doporučujem zvoliť druhú možnosť a predom skontrolovať e-maily v zložke neodoslaných správ. Ak sa vyskytla pri spracovaní chyba, chybné e-maily jednoducho pred odoslaním vymažeme.
A takto vyzerá správne zložka s e-mailami na odoslanie.
Teraz stačí e-maily odoslať cez menu Súbor, položku Odoslať neodoslané správy.
Poznámky:
- prípadné obrázky odkazované z html budú priložené k e-mailu
- doporučujem rozdeliť zoznam po 150 e-mailových adries
- nedajú sa využívať šablóny, každý raz treba e-mail napísať odznova. Prípadne si text zo šablóny skopírovať cez schránku.
- ak posielate e-maily väčšiemu množstvu príjemcov a zobrazí sa hláška Script busy or stopped responding, predĺžte si dobu na spracovanie. V menu Thunderbird zvoľte Nástroje / Možnosti / Pokročilé a na záložke Všeobecné stlačte tlačítko Editor nastavení. Dajte si vyhľadať dom.max a zmeňte hodnotu na 360. Viď nasledujúci obrázok.
Možno to vyzerá zložito, ked v tom získate prax, bude Vám to trvať do 5 minút...
Doporučenie: nezasielajte newsletter príliš často. Raz za 6 mesiacov je často úplne dostatočné. Rovnako dôležitá je veľkosť správy - 200kB aj s obrázkami je až až. Namiesto formuliek o tom, že sa ospravedlňujete za zaslanie nevyžiadanej správy, uveďte na záver e-mailu jasný spôsob odhlásenia. Snáď netreba zdôrazňovať, že odhlásenému príjemcovi už viac nezasielajte žiadny newsletter!
Zdá sa Vám to príliš zložité? Radi by ste mali pri každom príjemcovi prehľad o komunikácii s ním, zoznam obchodných príležitostí? Pracujete v tíme? Porozhliadnite sa po softvéri, ktorý Vám to umožní. Jedným z nich je aj softvér Atollon.
Žiadne komentáre:
Zverejnenie komentára