Prechod z MS Office na OpenOffice

Od verzie 3.0 dokáže Open Office nahradiť z vlastnej skúsenosti takmer dokonale balík MS Office. Po jeho inštalácii je však potrebných niekoľko úprav. Prejdime si ich postupne.

1. Najskôr si stiahnite zo stránky Open Office inštalačný balík.
2. Upravte nastavenie pre otváranie súborov ako je ukázané tu: http://www.ifana.sk/xgenvideo/openoffice_uprava.htm. Open Office bude zobrazovať súbory z balíka MS Office teraz oveľa lepšie.
3. Pre otváranie dokumentov vo formáte MS Office 2007 (.docx, .xlsx, .pptx) je nutné si doinštalovať MS Office Compatibility Pack.
4. Ak chcete vyskúšať súbežnú prácu v Open Office aj MS Office, tak si zmeňte nastavenie otvárania súborov. Potom sa Vám súbor otvorí v Open Office a len v prípade problémov si ho otvoríte v MS Office. Zobrazte si tento počítač, v menu Nástroje vyberte Možnosti priečinka, prejdite na typy súborov a postupte pre každú z prípon zmeňte program na Open Office. Tu sú priradenia prípon:
doc, dot: swriter
xls, xlt: scalc
pot, pps, ppt: simpress
V prípade, že tieto odkazy nemáte v ponuke programov, stlačením tlačítka Prehľadávať si nalistujte zložku c:\Program Files\OpenOffice.org 3\program\


Poznámky:
- ak máte šablónu pre textový dokument, v ktorej využívate v tabuľkách vzorce, ponechajte túto šablónu aj dokumenty na základe nej vytvorené vo formáte .odt
- pri zlom zobrazení excelovských súborov a ich veľmi dlhom otváraní si overte formát súboru, môže byť, že sa pod koncovkou .xls skrýva webová stránka. Vtedy pomôže súbor .xls otvoriť v MS Office a znovu uložiť, už v korektnom formáte MS Excel
- makrá sú vo východzom nastavení Open Office vypnuté, ak ich potrebujete využívať, zapnite si ich - postup je na týchto 2 obrázkoch nižšie.


- názvy programom a ich oponentov:
OpenOffice Wirter = MS Word
OpenOffice Calc = MS Excel
OpenOffice Impress = MS PowerPoint
- nezabudnite si zmeniť jednotku meny na Euro, návod je tu
- v prípade potreby otvorenia pôvodných súborov Open Office v MS Office, doplnok pod názvom "OpenXML/ODF Translator Add-in for Office" si môžete stiahnuť tu a viac informácií o doplnku nájdete tu

Ako zasielať newsletter, keď nemáte CRM

Zasielanie e-mailových newsletterov pre priaznivcov Vašich produktov je štandardnou súčasťou všetkých vyspelých CRM softvérov. Čo však v prípade, že ste jednotlivec a potrebujete zaslať profesionálne e-mail s novinkami?

Možnosť dať všetkých príjemcov do jedného mailu do poľa komu radšej hneď zavrhnime. Jednak pri počte príjimateľov v stovkách to nemusí Váš e-mailový program zvládnuť a potom je to nevhodné z hľadiska ochrany pred spamom. Stačí, aby jeden z prijímateľov mal zavírený počítač a všetci príjemci obdržia do hodiny riadnu várku spamu..

Druhou možnosťou je dať príjemcov do poľa Skrytá kópia (Bcc), vtedy každý príjemca obdrží zvlášť e-mail. Neuvidí však seba v zozname príjemcov a je vyššia pravdepodobnosť, že spamový filter Váš e-mail zachytí.

Treťou možnosťou je využiť hromadnú korešpondenciu v poštovom programe. Ako bezplatná možnosť sa najlepšie ukazuje využiť Thunderbird. Po jeho inštalácii si ho rozšírte o 2 doplnky, ktoré to umožnia:
- Mail Tweak umožní vytvoriť personalizované správy
- a Stationery na vytváranie HTML správ

V prípade, že Thunderbird ste si práve nainštalovali, doplňte si do neho nastavenie poštových kont cez menu Nástroje / Nastavenie účtov.

Pre profesionálne zasielanie je vhodné, aby ako odosielateľ bol uvedený:
- Vaše meno: uviesť názov produktu, ktorého sa newsletter má týkať, napr. Nájdi dlžníka
- E-mailová adresa vo formáte newsletter@vasafirma.sk
- Kam odpovedať: tu uveďte Vašu e-mailovú adresu, na ktorú Vám majú prísť odpovede


Teraz zvoľte z menu Nástroje položku Doplnky. V doplnku Mail Tweak zvoľte možnosti a zaškrtnite voľbu Personalize messages.


Teraz máte program Thunderbird pripravený na zasielanie newsletterov.

Zoznam adresátov si udržujte v tabuľke (či už MS Excel alebo OpenOffice Calc). Poskytuje lepšie možnosti filtrácie a voľby príjemcov.

Ako posledný krok skontrolujte zoznam príjemcov na duplikáty. Odporúčam tento postup:
1. zoraďte si všetky e-maily abecedne
2. do bunky B2 vložte vzorec =IF(A11=A12;0;1) a namnožte ho do všetkých buniek
3. do bunky C2 vložte vzorec =IF(ISNUMBER(FIND("@";A11));1;0) a namnožte ho do všetkých buniek
4. zapnite si automatický filter (menu Dáta / Filter / Automatický filter)
5. v stĺpci B si vyfiltrujte všetky hodnoty na 0. Tieto znamenajú, že na riadku je duplicitná e-mailová adresa. Riadky vymažte. Vypnite filter v stĺpci B.
6. v stĺpci C si vyfiltrujte všetky hodnoty na 0. Tieto znamenajú, že e-mail neobsahuje znak @. Opravte tieto e-maily. Vypnite filter v stĺpci C.

7. Dajte si zoradiť e-mailové adresy v stĺpci A. Tým sa odstránia prázdne miesta po vymazaných riadkoch.
8. označte si celý stĺpec A a uložte ho do nového listu.
9. z menu Súbor zvoľte Uložiť ako... . Uložiť vo formáte zmeňte na Text CSV. Po potvrdení sa Vám vytvorí súbor s príponou csv so zoznamom e-mailových adries, ktorý si doplníme do adresára v Thunderbirde.


V programe Thunderbird kliknite na ikonku Adresár, prípadne v menu Nástroje zvoľte položku Adresár. v nej cez menu Nástroje zvoľte Import a zobrazí sa vám sprievodca. V ňom potvrďte, že chcete importovať Adresáre, potom že sa jedná o Textový súbor (LDIF, .tab, .csv, .txt).

Vyberte súbor typu Oddelený čiarkami (*.csv) a potom samotný súbor. Teraz treba nastaviť, aby e-mail sa doplnil na správne miesto. Nájdite si položku E-mail a cez tlačítka Vyššie a Nižšie nastavte e-mail na e-mail. Potom stačí potvrdiť tlačítkom Ok.

Teraz poďme na odoslanie newslettera. Nastavme sa na pridaný adresár s názvom newsletter (adresár sa volá rovnako ako súbor s adresami, ktorý sme pred chvíľou nahrali). Doporučujem ako jedného adresáta doplniť aj seba, aby ste mali istotu o odoslaní spravy. Potom kliknime na prvú adresu a stlačme klávesovú skratku Ctrl + A. Vyberie nám to všetky e-maily v zozname. Teraz stačí kliknúť na výber pravým tlačítkom myši a zvoliť personalize.

Otvorí sa okno s novou správou. Ak chcete písať HTML e-mail, môžete sa prepnúť do záložky so zdrojovým textom HTML e-mailu. Skontrolujte si v záhlaví, či v poli Od: je vybrané konto, ktoré chcete použiť na odoslanie. Spracovanie e-mailov spustíte po stlačení tlačítka Personalize.

Po spracovaní e-mailov sa zobrazí hláška o možnosti odoslať e-maily hneď. Doporučujem zvoliť druhú možnosť a predom skontrolovať e-maily v zložke neodoslaných správ. Ak sa vyskytla pri spracovaní chyba, chybné e-maily jednoducho pred odoslaním vymažeme.

A takto vyzerá správne zložka s e-mailami na odoslanie.

Teraz stačí e-maily odoslať cez menu Súbor, položku Odoslať neodoslané správy.

Poznámky:
- prípadné obrázky odkazované z html budú priložené k e-mailu
- doporučujem rozdeliť zoznam po 150 e-mailových adries
- nedajú sa využívať šablóny, každý raz treba e-mail napísať odznova. Prípadne si text zo šablóny skopírovať cez schránku.
- ak posielate e-maily väčšiemu množstvu príjemcov a zobrazí sa hláška Script busy or stopped responding, predĺžte si dobu na spracovanie. V menu Thunderbird zvoľte Nástroje / Možnosti / Pokročilé a na záložke Všeobecné stlačte tlačítko Editor nastavení. Dajte si vyhľadať dom.max a zmeňte hodnotu na 360. Viď nasledujúci obrázok.


Možno to vyzerá zložito, ked v tom získate prax, bude Vám to trvať do 5 minút...

Doporučenie: nezasielajte newsletter príliš často. Raz za 6 mesiacov je často úplne dostatočné. Rovnako dôležitá je veľkosť správy - 200kB aj s obrázkami je až až. Namiesto formuliek o tom, že sa ospravedlňujete za zaslanie nevyžiadanej správy, uveďte na záver e-mailu jasný spôsob odhlásenia. Snáď netreba zdôrazňovať, že odhlásenému príjemcovi už viac nezasielajte žiadny newsletter!

Zdá sa Vám to príliš zložité? Radi by ste mali pri každom príjemcovi prehľad o komunikácii s ním, zoznam obchodných príležitostí? Pracujete v tíme? Porozhliadnite sa po softvéri, ktorý Vám to umožní. Jedným z nich je aj softvér Atollon.

Prístup k starším e-mailom cez webmail

Viacero známych sa na mňa obrátilo s otázkou, ako zabezpečiť, aby keď sú na cestách, sa dostali aj k starším e-mailom. V práci používali MS Outlook prípadne Thunderbird a pred odchodom na služobnú cestu museli vždy skontrolovať, či je poštový klient vypnutý. Inak im doslova vykrádal schránku a cez webmail videli len prázdnu schránku.

Riešenie problému je jednoduché - nastaviť, aby sa správy mazali zo servera až po uplynutí niekoľkých dní. Osobne mi najviac vyhovovalo nastavenie 10 dní.

Poďme si ukázať, ako sa dá nastaviť v oboch klientoch.
MS Outlok:
1. isť cez menu Štart / Nastavenia / Ovládací panel a zvoliť položku Pošta
2. zvoliť možnosť e-mailové kontá, ďalej Zobraziť alebo zmeniť existujúce kontá
3. po nastavení na vybrané konto zvoľte tlačítko Zmeniť, potom tlačítko Ďalšie nastavenia
4. prejdite na záložku Spresnenie
5. treba zaškrtnúť možnosť Ponechávať kópie správ na serveri a Odstrániť zo servera po uplynutí 10 dní.


Thunderbird:
1. cez menu v programe Thunderbird zvoľte Nástroje / Nastavenia účtov
2. zvoľte v strome účtov svoje konto a pod ním Nastavenie servera
3. zaškrtnite možnosť Nechávať správy na serveri a najviac 10 dní

Kúpa BlackBerry z druhej ruky

Zakúpil som si BlackBerry (ďalej len BB) od známeho. Nakoľko som ho chcel plne využívať, bolo treba ho zaregistrovať u operátora. Nakoľko celý proces u BB nie je vôbec jednoduchý, opíšem ho, snáď niekomu v budúcnosti postup pomôže.

Na registráciu BB potrebujete vedieť jeho PIN a IMEI. Tie sú uvedené na štítku pod baterkou. Pozor na čísla, číslice sa píšu americkým štýlom, preto číslica 1 vyzerá ako I. Toto zistenie ma stálo 2h. Nakoniec som prišiel aj na pohodlnejší spôsob zistenia týchto údajov. Stačí stlačiť a držať Alt a napísať eace. IMEI si treba poznačiť aj s bodkami a PIN je platný s malými písmenami.



Ďalej si treba u operátora zaregistrovať službu BlackBerry Internet E-mail.

Následne na stránke http://www.blackberry.orange.sk/ alebo http://www.tmobilesk.blackberry.com/ zaregistrovať si zariadenie. Tu som narazil na problém, nakoľko predchádzajúci majiteľ si neodregistroval zariadenie u svojho operátora (zariadenie sa registruje pod svojím PIN a IMEI). Moje zariadenie bolo registrované u Orange SK. Nakoľko je celosvetovo len jedna databáza s registráciami, ktorú prevádzkuje RIM (výrobca BB), Orange musel požiadať jeho o vymazanie informácií o priradení zariadenia. Táto žiadosť sa spracúva rádovo v dňoch.

Po zvládnutí registrácie stačí už len v BB zadať meno a heslo a je to vybavené.

Ďalšie možné problémy:
- v prípade problémov vyskúšať v menu položke host routing table položku znovu zaregistrovať
- pýta Vás zariadenie po nečinnosti stále heslo a nemôžete toto heslo vypnúť? Na vine je prísna bezpečnostná politika. Návod ako ju zmeniť je tu.
- rovnako nedostupnosť prehliadača, nemožnosť inštalovať nové aplikácie je záležitosť policy, prípadne service book. Aktualizovaná service book sa dá nechať zaslať cez web Vášho operátora - po prihlásení je tam taká možnosť.

Upozornenie: BB sa snaží neustále pripojiť a synchronizovať so serverom. V prípade, že ste v roamingu, môže byť dátová prevádzka veľmi nákladná. V modeloch 8xxx a novších sa dá v nastaveniach siete dočasne vypnúť dátové spojenie, u starších modeloch to nie je možné. Existuje však vraj upravený firmware pre model 7290, ktorý túto voľbu sprístupní.

Tipy:
- nepliesť si PIN zariadenia s PIN SIM karty, ide o 2 rôzne veci
- ako u Orange tak aj T-mobile sa môžete s dôverou obrátiť na infolinku, dokážu poradiť

Viac informácií nájdete na stránkach operátorov:
http://www.t-mobile.sk/blackberry
http://www.orange.sk/web/pomoc/blackberry/BlackBerry1.html

Externý monitor k notebooku - vlnenie obrazu

Na zlepšenie práce som si zaobstaral externý monitor k notebooku, predsa len mať 2 plochy prináša výhody. Monitor je väčší a používam ho v kancelárii ako hlavnú pracovnú plochu, na notebooku si zobrazujem poznámky apod. Kto nevyskúša, nevie aké to je výhodné..

Po pripojení monitora sa mi však začali robiť vodorovné pruhy na obraze, veľmi ľahko stúpajúce nahor. Po odpojení napájania notebooku (bežal len na baterky) pruhy zmizli. Po týždni pokusov sa mi podarilo nájsť riešenie na webe. V dobe písania tohto príspevku sa mi však už pôvodný odkaz nepodarilo nájsť.

Problém bol v uzemnení monitora a notebooku, ktoré sa navzájom rušili. Nakoľko notebook je celý z plastu, padol výber na neho. Z predlžovacieho káblu som odstránil uzemňovací kolík a problém bol vyriešený.

POZOR: tento postup určite nevyhuje bezpečnostným predpisom - ušetrenie môjho zraku mi za to však stojí.